Como crear e importar una lista de forma adecuada en Graphicmail

La primera parte de ésta guía consiste en crear un archivo que tenga la lista con el formato adecuado para que pueda ser importado en el sistema de GraphicMail. Si tu lista está conformada por información de distintos usuarios (tu equipo de vendedores, personal de apoyo, formas que los mismos clientes llenan, etc) es importante revisar que todos tengan un formato similar para evitar errores durante la importación.

1.- Revisa los datos de tu lista

Los puntos más importantes a considerar son los siguientes:
A)    Un solo correo por celda, de otra forma el sistema no considerará válido ese email.
B)    Los correos no deben tener ñ o acentos
C)    Trata de mantener el mismo formato para fechas, cantidades monetarias, teléfonos,  etc. Por ejemplo: que todos los números telefónicos tengan un formato de 10 dígitos sin guiones,  que las cantidades monetarias lleven 2 decimales, etc.
D)    Crea siempre una fila de encabezado ya que te ayudará a  ti y al sistema de GraphicMail a identificar los datos de cada columna. Ésta es una fila dedicada a identificar el tipo de dato que va a tener esa columna. Aquí te mostramos un ejemplo muy sencillo:

2.- Formatos de archivos soportados

Una vez que tu archivo de información se encuentra revisado y preparado es tiempo de guardarlo en un formato compatible para Graphicmail. Los 2 formatos compatibles con el sistema son:

• xls (Excel 2003-2007)
• CSV (comma separated value)

En general el funcionamiento de los 2 formatos es muy similar, pero recomendamos utilizar el formato CSV cuando tienes mucha información ya que es un formato de texto simple y genera archivos más ligeros. La mayoría de los programas de hojas de datos tienen la función para guardar en formato csv así que no requieres de alguna aplicación especial para esto.

3.- Crear un set de datos en tu cuenta de GraphicMail

Antes de importar tu lista de datos tienes que crear un set de datos en tu cuenta de GraphicMail. El set de datos no solo se encarga de organizar tu información si no que te ayuda a personalizar tus envíos para que tus newsletter o comunicados puedan ir con los datos del cliente.

Para crear un set de datos tienes que entrar a tu cuenta en la sección “Base deDatos Contactos” y dar clic en la opción “Crear set de datos”

Una vez dentro de esa sección, tendrás la opción de crear los campos para tu set de datos. Si tan solo quieres importar datos no es necesario que cambies las opciones que aparecen, solo tienes que escribir los campos que deseas. Como ejemplo hay que crear 6 campos de datos que son: Email, nombre, apellido, teléfono, estado y código postal. No es necesario que los campos se llamen igual que los de tu fila de encabezado, pero si tienen el mismo nombre el sistema los identifica automáticamente al momento de subir tu lista.

NOTA: El campo de email siempre será agregado de forma automática.

4.- Carga tu archivo en GraphicMail

El paso final es cargar tu lista de correos en GraphicMail. Para esto hay que entrar a la sección de “Importar” en el menú Listas y Contactos(1). En ésta sección hay que seleccionar la opción “Importar desde archivo” (2), y en los ajustes de importación (3) seleccionar la lista de envío y el set de datos a donde se va importar la lista (4).

 IMPORTANTE: Si seleccionaste un set de datos y una lista tienes que dar clic en el botón “Aplicar Cambios” antes de importar el archivo, de otra forma los cambios que has hecho no se guardaran.

Posteriormente hay que seleccionar el archivo que quieres importar, marcar la caja de políticas anti-spam y dar clic en el botón de continuar. Te aparecerá una ventana con datos de ejemplos donde puedes seleccionar a que campo que se va a importar cada columna. Cuando tengas relacionados todos los campos da clic en el botón de continuar.

Aparecerá un ejemplo final de los datos relacionados donde puedes verificar que todo esté correcto.

En caso de algún error puedes regresar o puedes continuar para finalizar la importación. Dependiendo del número de datos el proceso puede tardar algunos minutos para finalizar. Esto lo puedes verificar en el botón “Ver  Lista” donde se muestran los archivos importados.

Con tus datos importados ya puedes  envíar correos a esa lista y personalizar tus comunicados y newsletters.