Parte 6. Últimos consejos

¡Bienvenidos a la última parte de nuestra guía para crear newsletters 2013!
Anteriormente revisamos detalles acerca de la maquetación y estilos de tu newsletter, así como algunos consejos para que la programación en las imágenes y links de tu newsletter, sea una base sólida para tu campaña.
También revisamos brevemente los consejos para que tus comunicados causen el mismo impacto en una computadora de escritorio que en un dispositivo móvil, lo cual es muy útil en estos días donde la cantidad de dispositivos a los que llegaría tu newsletter es incontable y diversa en las tecnologías utilizadas.

Ahora revisaremos los últimos consejos para realizar una campaña exitosa, pero recuerda que debes de conocer poco a poco a tus usuarios, sus gustos, sus horarios y sus reacciones para que obtengas la guía desde ellos mismos.

• Versión Web

Crea una versión en línea de tu newsletter para quienes no lo vean correctamente, esto le permitirá al usuario tener una segunda oportunidad de verlo, sin necesidad de hacer muchos clicks o ajustes a sus configuraciones.

Cuando creas un newsletter en GraphicMail, automáticamente se generará una versión en línea con su URL para el mismo, la cual puedes utilizar como landing page, o distribuirla en redes sociales, esta URL puedes obtenerla en “Visualizar” dentro del menú “Editar y Administrar” en tu cuenta de GraphicMail:

• Atributos “alt” y “title”

Son muy útiles para cuando los usuarios reciben los newsletters y las imágenes no se muestran, recuerda que en el editor de GraphicMail puedes incluirlos en insertar imagen o enlace:

• Evita enviar una sola imagen

Al enviar una sola imagen dentro del cuerpo del correo, corremos el riesgo de parecer spam para los servidores de correo.
Otro riesgo es que el comunicado no tenga el impacto esperado, ya que si el usuario tiene bloqueadas las imágenes, lo más probable es que ignore tu mensaje. Es preferible utilizar una tabla donde insertes un poco de texto de introducción, o las ligas a tu sitio y redes sociales, además de la imagen.

• Crea un diseño sencillo y directo

No es necesario tener un micrositio lleno de botones, links y banners dentro de la bandeja de correo de tus contactos.
Recuerda que tu newsletter debe tener una intención clara y precisa, por lo que, entre menos distractores le des al usuario, obtendrás mejores resultados.

• Evita crear newsletters horizontales

Los usuarios seguramente terminarán sin leerlos. Estamos acostumbrados a leer de manera vertical, como en una hoja de un libro, por lo que si realizas este cambio, lo más probable es que los usuarios se confundan con la navegación y por lo tanto ignoren tu comunicado.

• Pon a la mano la opción de “darse de baja”

Debes dejar esta opción de manera clara, si bien no es necesario que llame la atención, tampoco debe de estar oculto a tus usuarios, recuerda que solo te interesa llegar a quien le interese tu información, además, el tener esta opción tan oculta, puede ser un motivo para que te marquen como spam.

• Revisa la personalización del mensaje

Para tus usuarios, recibir un email que contenga su nombre o el nombre de su empresa, es más atractivo que un email genérico, recuerda que el trato personalizado hace la diferencia.

• Realiza las pruebas necesarias

Antes de enviar tu campaña a todos tus contactos, haz pruebas directamente en tu bandeja de correo, recuerda que un pequeño error puede cambiar la intención de tu campaña.
También puedes utilizar la herramienta de Pruebas A/B que tiene GraphicMail, para realizar un envío previo que te puede ayudar a determinar el diseño más exitoso y el asunto más atractivo para tus usuarios.

• Aprende de tus estadísticas

Descubre el comportamiento de tus usuarios analizando todos los datos que se arrojan de tu envío, conoce tu sección de reportes y estadísticas y te ayudará a definir parámetros para ir mejorando tus campañas con cada envío.

Aquí te dejamos el resumen de nuestra Guía para Newsletters 2013:

01. Diagramación
02. Estilos CSS
03. Imágenes
04. Los vínculos
05. Newsletters para móviles

Guía para administrar tus listas en GraphicMail

El contar con una lista con los datos de tus clientes y contactos es un elemento vital de tu negocio y es por eso que hay que prestar mucha atención al generar y mantener ese archivo para que lo puedas utilizar en la personalización de tus comunicados y newsletters de GraphicMail.  

Esta guía te ayudará a generar una lista de forma adecuada, importar y evitar errores en el proceso, y usar funciones avanzadas como listas inteligentes para segmentar tus envíos

1.- Como crear e importar una lista de forma adecuada en GraphicMail

2.- Errores más comunes al crear/importar una lista y como resolverlos

3.- Listas Inteligentes

Recuerda que en el email marketing lo más importante es que el mensaje adecuado llegue al público adecuado y el mantener tus listas organizadas es la mejor forma de lograr éste objetivo. También toma en cuenta que un formulario en linea te puede ayudar a conseguir más contactos.

Errores más comunes al importar una lista y como evitarlos

Debido a la variedad de formatos y el número de personas pueden estar trabajando en un mismo archivo es común que se puedan mostrar algunos errores al importar tu archivo en GraphicMail. Aquí te mostramos la solución para los errores más comunes que el sistema te puede mostrar

1.- Formato no compatible - Éste error ocurre cuando el archivo tiene un formato diferente a XLS o CSV. Recuerda que si usas office 2010 o superior el formato estándar es XLSX, por lo que es necesario que lo guardes como formato de Excel 2003-2007 o como CSV (Excel y otros programas de hoja de cálculo ofrecen esta opción en su menú de “Guardar como…”).

2.- El archivo está vacío - Éste error puede suceder por varios factores. Los principales son:

• El archivo tiene multiples hojas con datos u hojas vacías entre hojas con datos. Te recomendamos usar archivos que solo cuenten con una hoja activa si los guardas en formato de Excel o que especifiques en GraphicMail el nombre de la hoja de datos que vas a importar para evitar errores como se muestra en la siguiente imagen.
• El archivo tiene columnas o campos vacíos. Revisa que la información de tu archivo esté completa. Si hay columnas vacías elimínalas y revisa que no existan columnas o filas ocultas.
•  Hay datos mezclados y no hay direcciones de email. Tus archivos siempre deben de tener cuentas de email y tienen que estar separados los datos en columnas correspondientes sin mezclarse. Por ejemplo una sola columna para emails, una para nombres, una para apellidos, etc.

3.- Error desconocido - Éste mensaje se genera cuando existe algún error con el archivo. Algunos ejemplos que pueden generar estos errores:

• El nombre del archivo es muy largo o tiene caracteres especiales. Intenta cambiar el nombre del archivo a algo más pequeño.
• El formato del archivo  no es el correcto. Cuando alguien cambia la terminación del archivo de forma manual puede ocurrir éste error. Abre el archivo en Excel y guárdalo nuevamente como XLS o CSV.
• El archivo contiene muchos datos o es muy grande (más de 15 megas). Si el archivo es muy pesado o tienes una gran cantidad de datos puede que el sistema de GraphicMail tarde en procesarlos. Te recomendamos en estos casos guardar tus datos en múltiples archivos y subirlos de forma separada.
• El archivo está vacío, corrupto o tiene datos especiales. Hay que revisar que el archivo solamente contenga datos sencillos. Los datos especiales como las fórmulas o macros de Excel no son interpretadas por el servidor de GraphicMail. También hay que verificar que el archivo no esté corrupto (la mayoría de los programas de hoja de cálculo verifican la integridad del archivo al abrirlo. Si hay algún error te lo notificará).

4.- El archivo se importa correctamente pero los datos aparecen con símbolos o caracteres extraños
Este error ocurre principalmente en los archivos CSV que son guardados en un formato específico. Estos formatos son CSV para MS-DOS (una versión antigua) y CSV para Macintosh (una versión desarrollada por MAC).  Estos no son formatos estándar y modifican los caracteres especiales (acentos) para que puedan ser leídos por sus respectivos sistemas. Siempre hay que verificar que el archivo se guarde como formato CSV delimitado por comas para evitar éste error.

5.- El archivo se importa correctamente pero los datos aparecen de forma diferente, por ejemplo sin decimales, con un formato de fecha distinto, sin símbolos especiales.
El principal factor que afecta estos cambios de datos es el programa de hoja de cálculo que se usa al guarda la lista . Al introducir datos estos programas automáticamente le dan un formato a la celda con ciertos valores y estos formatos no se traducen correctamente al subirlos a GraphicMail. Hay dos formas de solucionarlo:

•  Dar el formato de texto a todas las celdas/columnas para eliminar cualquier formato especial que Excel u otro programa haya agregado. Para esto simplemente hay que seleccionar todos los datos, dar clic con el botón derecho, seleccionar la opción “formato de celda” y en la nueva ventana seleccionar texto.
• Guardar los datos en formato CSV.  Éste formato solamente guarda valores en texto tal y como estén en el programa de hoja de cálculo. Es una buena opción cuando una gran cantidad de datos.

Listas Inteligentes

Las listas inteligentes te permiten segmentar tus contactos para que puedas enviar el mensaje adecuado al público adecuado. Por ejemplo si tienes un evento en tu ciudad y solamente quieres notificar a las personas que viven allí, puedes generar una lista inteligente con esta característica.

Es importante mencionar que para que ésta segmentación tome efecto es necesario que los datos de tu lista cuenten con la información necesaria y esté ordenada adecuadamente (puedes ver más información en nuestro artículo de Importar correctamente tus listas).

1.- Crea una lista inteligente

Una vez que tengas tu lista importada en GraphicMail entra a la sección de administración de Listas y Contactos. En la primera columna en la parte inferior verás la opción de “Listas Inteligentes”. Da clic en el símbolo de +.

2.- Define las características de tu lista inteligente

En esta ventana podrás definir las características de tu lista. Tienes hasta 5 campos variables que puedes utilizar.  Simplemente escribe la variable que quieres que se tome en consideración y da clic en generar lista.

Te aparecerá una muestra con los datos que cumplen con tus criterios y en la parte inferior un botón para guardar la lista.

Al finalizar verás tu lista en la sección de “listas inteligentes”. Si actualizas las listas originales que usaste para crear la lista inteligente, ésta última se actualizará automáticamente.

 

Recuerda que ligar un formulario desde tus comunicados o incluirlo en tu sitio web es una buena herramienta para obtener datos de clientes potenciales. Revisa nuestra guía para conocer todas las opciones que tienes de usar un formulario.

Como crear e importar una lista de forma adecuada en Graphicmail

La primera parte de ésta guía consiste en crear un archivo que tenga la lista con el formato adecuado para que pueda ser importado en el sistema de GraphicMail. Si tu lista está conformada por información de distintos usuarios (tu equipo de vendedores, personal de apoyo, formas que los mismos clientes llenan, etc) es importante revisar que todos tengan un formato similar para evitar errores durante la importación.

1.- Revisa los datos de tu lista

Los puntos más importantes a considerar son los siguientes:
A)    Un solo correo por celda, de otra forma el sistema no considerará válido ese email.
B)    Los correos no deben tener ñ o acentos
C)    Trata de mantener el mismo formato para fechas, cantidades monetarias, teléfonos,  etc. Por ejemplo: que todos los números telefónicos tengan un formato de 10 dígitos sin guiones,  que las cantidades monetarias lleven 2 decimales, etc.
D)    Crea siempre una fila de encabezado ya que te ayudará a  ti y al sistema de GraphicMail a identificar los datos de cada columna. Ésta es una fila dedicada a identificar el tipo de dato que va a tener esa columna. Aquí te mostramos un ejemplo muy sencillo:

2.- Formatos de archivos soportados

Una vez que tu archivo de información se encuentra revisado y preparado es tiempo de guardarlo en un formato compatible para Graphicmail. Los 2 formatos compatibles con el sistema son:

• xls (Excel 2003-2007)
• CSV (comma separated value)

En general el funcionamiento de los 2 formatos es muy similar, pero recomendamos utilizar el formato CSV cuando tienes mucha información ya que es un formato de texto simple y genera archivos más ligeros. La mayoría de los programas de hojas de datos tienen la función para guardar en formato csv así que no requieres de alguna aplicación especial para esto.

3.- Crear un set de datos en tu cuenta de GraphicMail

Antes de importar tu lista de datos tienes que crear un set de datos en tu cuenta de GraphicMail. El set de datos no solo se encarga de organizar tu información si no que te ayuda a personalizar tus envíos para que tus newsletter o comunicados puedan ir con los datos del cliente.

Para crear un set de datos tienes que entrar a tu cuenta en la sección “Base deDatos Contactos” y dar clic en la opción “Crear set de datos”

Una vez dentro de esa sección, tendrás la opción de crear los campos para tu set de datos. Si tan solo quieres importar datos no es necesario que cambies las opciones que aparecen, solo tienes que escribir los campos que deseas. Como ejemplo hay que crear 6 campos de datos que son: Email, nombre, apellido, teléfono, estado y código postal. No es necesario que los campos se llamen igual que los de tu fila de encabezado, pero si tienen el mismo nombre el sistema los identifica automáticamente al momento de subir tu lista.

NOTA: El campo de email siempre será agregado de forma automática.

4.- Carga tu archivo en GraphicMail

El paso final es cargar tu lista de correos en GraphicMail. Para esto hay que entrar a la sección de “Importar” en el menú Listas y Contactos(1). En ésta sección hay que seleccionar la opción “Importar desde archivo” (2), y en los ajustes de importación (3) seleccionar la lista de envío y el set de datos a donde se va importar la lista (4).

 IMPORTANTE: Si seleccionaste un set de datos y una lista tienes que dar clic en el botón “Aplicar Cambios” antes de importar el archivo, de otra forma los cambios que has hecho no se guardaran.

Posteriormente hay que seleccionar el archivo que quieres importar, marcar la caja de políticas anti-spam y dar clic en el botón de continuar. Te aparecerá una ventana con datos de ejemplos donde puedes seleccionar a que campo que se va a importar cada columna. Cuando tengas relacionados todos los campos da clic en el botón de continuar.

Aparecerá un ejemplo final de los datos relacionados donde puedes verificar que todo esté correcto.

En caso de algún error puedes regresar o puedes continuar para finalizar la importación. Dependiendo del número de datos el proceso puede tardar algunos minutos para finalizar. Esto lo puedes verificar en el botón “Ver  Lista” donde se muestran los archivos importados.

Con tus datos importados ya puedes  envíar correos a esa lista y personalizar tus comunicados y newsletters.

Parte 5. Newsletters para móviles

Según el Primer estudio de usos y hábitos de dispositivos móviles en México del 2012, hecho por iab.México, 58% de los usuarios de internet acceden vía un dispositivo móvil y la principal actividad online, vía dispositivos móviles es enviar y recibir correo electrónico (80%).
Y las cifras van en aumento, por ejemplo, según este mismo estudio, los usuarios destinan en promedio de 16 a 30 minutos para enviar o recibir emails en sus dispositivos móviles.

Por lo tanto es importante conocer las posibilidades que tenemos para que nuestros newsletters lleguen de manera óptima a usuarios tanto de dispositivos de escritorio, como móviles. Ya que los requerimientos de cada uno son distintos, por ejemplo, en un móvil tienes una conexión a internet más restringida, una pantalla más pequeña, un cursor (el dedo del usuario) más grande, entre otras cosas; mientras que en una computadora de escritorio tienes menos limitaciones tanto de espacio como de tamaño, imágenes y contenido.

Con esta guía aprenderás las bases para crear newsletters que puedan ser útiles y agradables para el usuario tanto en dispositivos de escritorio, como en dispositivos móviles y así asegurarte que reciban la información correcta, sin importar su dispositivo de acceso.

Esta guía es para usuarios de nivel: intermedio y superior

• Aprende sobre los "media queries"

Los "media queries" son filtros en css que nos permiten crear o modificar estilos de objetos que estén dentro de nuestro HTML dependiendo del tamaño o resolución de la pantalla en la que se esté visualizando.
Es importante recalcar que estos "media queries" deben de estar dentro de las etiquetas de "<style>" en el "<head>" del HTML, por lo que, en las aplicaciones móviles de correo de algunos clientes como Gmail o Hotmail, aún no funciona completamente la programación con "media queries", ya que, como revisamos anteriormente, estos eliminan todo el código que está dentro de la etiqueta "<head>" de nuestro HTML.
A grandes rasgos, un "media queries" funciona de la siguiente manera::

<style type="text/css">
    @media only screen and (max-device-width: 450px) {
          /* Aquí se muestran los estilos CSS que se activarán en
         dispositivos con pantallas de máximo 450px */
    }
    /* Y aquí el CSS normal, pero recuerda que este CSS
   deberá incluirse también en los tags de style de cada objeto*/
</style>

Por lo tanto, para que tu newsletter tenga estas posibilidades, tendrás que utilizar clases en tus objetos de HTML. Para conocer más sobre los "media queries", te recomendamos leer este enlace

• Crea links y botones "clikeables"

Recuerda que tu dedo es mucho más grande que el cursor de tu computadora de escritorio o laptop.
Por lo tanto, a través de los "media queries" dale a los links o CTA (call to action) un "padding" de al menos 15px, esto hará el espacio más grande y por lo tanto la experiencia será más amigable para el usuario.

• Considera los tamaños mínimos

Por ejemplo, un iPhone tiene la restricción de mostrar tipografías de mínimo 13px, por lo tanto si creas un texto con un tamaño inferior, en un iPhone se crecerá al mínimo, es decir 13px, corriendo el riesgo de afectar tu diseño.

• Las pantallas son diferentes

El diseño para dispositivos móviles tiene un espacio para mostrarse mucho más pequeño (esto es, la pantalla de una tablet o un smartphone, con sus variantes en tamaño y proporción), considera aproximadamente 320px de ancho mínimo.

• Oculta lo que esté de más

Recuerda que el usuario de un smartphone o dispositivo móvil tiene menos tiempo y hasta cierto punto menos atención en su dispositivo (puede ser que esté caminando, vaya en el tráfico o simplemente dando una "revisada rápida" a sus emails) por lo tanto hay cosas como imágenes o textos que puedes ocultar, para que el mensaje llegue a él de manera más clara y concisa.
Para esto, en tus "media queries" utiliza un "display:none;" en los objetos que desees ocultar (como renglones de una tabla o imágenes muy grandes).

• Dale opciones a los usuarios

Seguramente algunos usuarios con planes de datos limitados no querrán descargar las imágenes de tu comunicado, por lo tanto puedes ofrecer un poco de información de referencia en ellas utilizando los atributos "title" y "alt" dentro de las etiquetas de tus imágenes, como lo vimos en la guía para imágenes.

• Se más conciso en tu línea de asunto

Plantea correctamente tu línea de asunto, ya que en los teléfonos móviles solo se mostrarán máximo 5 palabras, considera incluir lo más importante en no más de 50 caracteres.

• Crea emails ligeros

Con planes de datos tan restrictivos, redes de internet para móviles de baja velocidad y los procesadores menos potentes que tienen los dispositivos móviles, no diseñes un newsletter que convierta en una tortura la espera.
Te recomendamos que tu newsletter no pese más de 20Kb sumando código e imágenes.

• Dirige tus landing pages

Así como estas creando versiones móviles del diseño de tus newsletter, también deberías hacer lo mismo con el diseño de tus "landing pages", tal vez mostrando menos información o links a versiones móviles de tu información.

• Haz pruebas, muchas pruebas…

Nuestra recomendación más importante, prueba tus resultados, envía a tu propio móvil los diseños que hayas hecho con estas recomendaciones y verifica que todo aparezca de manera correcta y amigable.

Como puedes ver, convertir tu newsletter en una versión amigable con dispositivos móviles requiere un poco más de dedicación que uno normal, por lo que es importante valorar tus bases de datos a partir de tus estadísticas, revisando qué tipo de dispositivo es el más popular entre tus usuarios.

En GraphicMail tienes acceso a esta información en tu sección de "Reportes y estadísticas", simplemente da click en el link de "Abiertos", te mostrará una gráfica de los diferentes sistemas donde se abrió tu comunicado:

Si revisas tus estadísticas constantemente, te darás cuenta que el número de usuarios de dispositivos móviles crece poco a poco, por lo que es cada vez más importante que los comunicados estén adaptados a ellos.

Esperamos que esta guía te sea de utilidad, si haz tenido experiencias enviando newsletters creados pensando en dispositivos móviles, cuéntanos, ¿cuáles son tus recomendaciones?

Aquí te dejamos algunos enlaces que te pueden interesar:

Usos y hábitos de los usuarios de dispositivos móviles en México
Ejemplos del funcionamiento de los "media queries"
Tiempo de movilizarte
Los dispositivos móviles y su penetración en México
Análisis del comportamiento en Línea - ComScore - Latinoamérica