La importancia de limpiar tus listas de correo

Una lista de correos es uno de los elementos más importantes en el email marketing y activos en una empresa. Contiene la información de los contactos que están interesados en tus productos o servicios y al mismo tiempo te permite generar nuevos contactos usando herramientas como compartir en redes sociales o reenvíos.

Por esta razón es importante que tus listas siempre estén actualizadas y limpias. De acuerdo a un estudio de Marketing Sherpa una lista de contactos se deprecia en un 25% cada año y si no se actualiza genera correos no deseados, inexistentes o que pueden generar quejas de spam, afectando tu reputación.

Además el contar con una lista limpia y actualizada te permite tener una mayor tasa de apertura, manetener una buena reputación ante los servidores de correo y evitar gastos de créditos en emails que nunca van a recibir la información.

¿Que implica limpiar mis listas de correos?

Es muy frecuente que las personas cambién de trabajo y den de bajas sus correos, que haya errores al capturar información, o que prospectos en ciertos negocios no quieran proporcionar informar real. La limpieza de listas es un proceso en la que los contactos de una lista se verifican directamente con los proveedores de email (hotmail, gmail, etc) y solicitan una respuesta de este correo.

Éste proceso permite identificar cuales correos son válidos y cuales no, separando los correos no válidos en usuarios inexistentes, dominios inexistentes o correos malformados (correos que tienen acentos, o caracteres que no son estandar)

 Al final del proceso de limpieza se genera  una lista nueva que solamente contiene los contactos que pudieron ser validados.  De ésta forma evitas envíar correos a usuarios inexistentes y no dañas tu reputación.  GraphicMail cuenta con la opción de limpieza de listas en el panel de control. Si deseas saber más de ésta función revisa nuestra guía.

También puedes realizar una limpieza manual de tus listas buscando y eliminando correos tomando en cuenta las siguientes consideraciones:

A) Separa los contactos innactivos con más de 6 meses de antiguedad en una lista diferente. Puedes realizar una campaña de verificación solicitando  a las personas si desean seguir en tu lista o ya no están interesados en recibir información. De esta forma puedes evitar que te marquen como spam.

B) Elimina los contactos que ya se dieron de baja.

C) Usa la verificación de correos (opt in). El verificar una cuenta te ahorra el paso de saber si es real o no, además de que te indica que la persona si está interesada en tu información.

D) Evita comprar listas de correos: La mayoría de las listas que se ofrecen son contactos que se obtienen de forma automática de páginasy redes sociales y no cuentan con el permiso adecuado. Esto puede generar constantes quejas de spam así como aumentar la tasa de rebote por correos inexistentes.

Guía para limpiar listas en GraphicMail

El tener tus listas de correo limpias te permite tener una mejor tasa de apertura, reducir los rebotes y mantener tu reputación de envío sana. GraphicMail cuenta con un sistema integrado de limpiezas de listas que puedes usar por un costo extra para eliminar todos los correos que no existen o son malformados (por ejemplo tienen acentos o espacios).

Para limpiar una lista entra a tu cuenta de GraphicMail en la sección de Listas y contactos, donde podrás encontrar el área de limpieza de listas

1) Dentro de esta sección aparecerá  una breve explicación del proceso, la calculadora de precios y tus listas. La calculadora te muestra el costo final que tendrá la limpieza de una o varias listas. Tienes 2 opciones:

A) Puedes comprar una cantidad que tu desees escribiéndola en el campo de créditos
B) Puedes seleccionar una o varias de tus listas y GraphicMail automáticamente colocará los créditos necesarios.

 

2) Selecciona en la parte inferior de la ventana si deseas mantener la lista original o si deseas reemplazarla. Si eliges mantenerla se creará una lista al final del proceso. Si deseas reemplazarla los contactos serán modificados.  Una vez que selecciones la opción da clic en comprar créditos

3) Aparecerá la ventana de pago. Llena tus datos si no los habías registrado con anterioridad y procede a realizar tu pago.

4) Si seleccionaste una lista el sistema de limpieza automaticamente comenzará con el proceso. El tiempo que se tarde depende del tamaño de tu lista pero no debe ser superior a 3 o 4 horas. Al finalizar se te indicará y tendras la opción de ver un reporte que te dará una idea general del contenido de tu lista, y un archivo con cada correo y su calificación para que puedas filtrarlos.

IMPORTANTE: Los reportes estarán disponibles solamente por 14 días después de que se procese una lista.

A continuación te mostramos un ejemplo del reporte que genera GraphicMail

 

Guía para administrar tus listas en GraphicMail

El contar con una lista con los datos de tus clientes y contactos es un elemento vital de tu negocio y es por eso que hay que prestar mucha atención al generar y mantener ese archivo para que lo puedas utilizar en la personalización de tus comunicados y newsletters de GraphicMail.  

Esta guía te ayudará a generar una lista de forma adecuada, importar y evitar errores en el proceso, y usar funciones avanzadas como listas inteligentes para segmentar tus envíos

1.- Como crear e importar una lista de forma adecuada en GraphicMail

2.- Errores más comunes al crear/importar una lista y como resolverlos

3.- Listas Inteligentes

Recuerda que en el email marketing lo más importante es que el mensaje adecuado llegue al público adecuado y el mantener tus listas organizadas es la mejor forma de lograr éste objetivo. También toma en cuenta que un formulario en linea te puede ayudar a conseguir más contactos.

Errores más comunes al importar una lista y como evitarlos

Debido a la variedad de formatos y el número de personas pueden estar trabajando en un mismo archivo es común que se puedan mostrar algunos errores al importar tu archivo en GraphicMail. Aquí te mostramos la solución para los errores más comunes que el sistema te puede mostrar

1.- Formato no compatible - Éste error ocurre cuando el archivo tiene un formato diferente a XLS o CSV. Recuerda que si usas office 2010 o superior el formato estándar es XLSX, por lo que es necesario que lo guardes como formato de Excel 2003-2007 o como CSV (Excel y otros programas de hoja de cálculo ofrecen esta opción en su menú de “Guardar como…”).

2.- El archivo está vacío - Éste error puede suceder por varios factores. Los principales son:

• El archivo tiene multiples hojas con datos u hojas vacías entre hojas con datos. Te recomendamos usar archivos que solo cuenten con una hoja activa si los guardas en formato de Excel o que especifiques en GraphicMail el nombre de la hoja de datos que vas a importar para evitar errores como se muestra en la siguiente imagen.
• El archivo tiene columnas o campos vacíos. Revisa que la información de tu archivo esté completa. Si hay columnas vacías elimínalas y revisa que no existan columnas o filas ocultas.
•  Hay datos mezclados y no hay direcciones de email. Tus archivos siempre deben de tener cuentas de email y tienen que estar separados los datos en columnas correspondientes sin mezclarse. Por ejemplo una sola columna para emails, una para nombres, una para apellidos, etc.

3.- Error desconocido - Éste mensaje se genera cuando existe algún error con el archivo. Algunos ejemplos que pueden generar estos errores:

• El nombre del archivo es muy largo o tiene caracteres especiales. Intenta cambiar el nombre del archivo a algo más pequeño.
• El formato del archivo  no es el correcto. Cuando alguien cambia la terminación del archivo de forma manual puede ocurrir éste error. Abre el archivo en Excel y guárdalo nuevamente como XLS o CSV.
• El archivo contiene muchos datos o es muy grande (más de 15 megas). Si el archivo es muy pesado o tienes una gran cantidad de datos puede que el sistema de GraphicMail tarde en procesarlos. Te recomendamos en estos casos guardar tus datos en múltiples archivos y subirlos de forma separada.
• El archivo está vacío, corrupto o tiene datos especiales. Hay que revisar que el archivo solamente contenga datos sencillos. Los datos especiales como las fórmulas o macros de Excel no son interpretadas por el servidor de GraphicMail. También hay que verificar que el archivo no esté corrupto (la mayoría de los programas de hoja de cálculo verifican la integridad del archivo al abrirlo. Si hay algún error te lo notificará).

4.- El archivo se importa correctamente pero los datos aparecen con símbolos o caracteres extraños
Este error ocurre principalmente en los archivos CSV que son guardados en un formato específico. Estos formatos son CSV para MS-DOS (una versión antigua) y CSV para Macintosh (una versión desarrollada por MAC).  Estos no son formatos estándar y modifican los caracteres especiales (acentos) para que puedan ser leídos por sus respectivos sistemas. Siempre hay que verificar que el archivo se guarde como formato CSV delimitado por comas para evitar éste error.

5.- El archivo se importa correctamente pero los datos aparecen de forma diferente, por ejemplo sin decimales, con un formato de fecha distinto, sin símbolos especiales.
El principal factor que afecta estos cambios de datos es el programa de hoja de cálculo que se usa al guarda la lista . Al introducir datos estos programas automáticamente le dan un formato a la celda con ciertos valores y estos formatos no se traducen correctamente al subirlos a GraphicMail. Hay dos formas de solucionarlo:

•  Dar el formato de texto a todas las celdas/columnas para eliminar cualquier formato especial que Excel u otro programa haya agregado. Para esto simplemente hay que seleccionar todos los datos, dar clic con el botón derecho, seleccionar la opción “formato de celda” y en la nueva ventana seleccionar texto.
• Guardar los datos en formato CSV.  Éste formato solamente guarda valores en texto tal y como estén en el programa de hoja de cálculo. Es una buena opción cuando una gran cantidad de datos.

Listas Inteligentes

Las listas inteligentes te permiten segmentar tus contactos para que puedas enviar el mensaje adecuado al público adecuado. Por ejemplo si tienes un evento en tu ciudad y solamente quieres notificar a las personas que viven allí, puedes generar una lista inteligente con esta característica.

Es importante mencionar que para que ésta segmentación tome efecto es necesario que los datos de tu lista cuenten con la información necesaria y esté ordenada adecuadamente (puedes ver más información en nuestro artículo de Importar correctamente tus listas).

1.- Crea una lista inteligente

Una vez que tengas tu lista importada en GraphicMail entra a la sección de administración de Listas y Contactos. En la primera columna en la parte inferior verás la opción de “Listas Inteligentes”. Da clic en el símbolo de +.

2.- Define las características de tu lista inteligente

En esta ventana podrás definir las características de tu lista. Tienes hasta 5 campos variables que puedes utilizar.  Simplemente escribe la variable que quieres que se tome en consideración y da clic en generar lista.

Te aparecerá una muestra con los datos que cumplen con tus criterios y en la parte inferior un botón para guardar la lista.

Al finalizar verás tu lista en la sección de “listas inteligentes”. Si actualizas las listas originales que usaste para crear la lista inteligente, ésta última se actualizará automáticamente.

 

Recuerda que ligar un formulario desde tus comunicados o incluirlo en tu sitio web es una buena herramienta para obtener datos de clientes potenciales. Revisa nuestra guía para conocer todas las opciones que tienes de usar un formulario.

Como crear e importar una lista de forma adecuada en Graphicmail

La primera parte de ésta guía consiste en crear un archivo que tenga la lista con el formato adecuado para que pueda ser importado en el sistema de GraphicMail. Si tu lista está conformada por información de distintos usuarios (tu equipo de vendedores, personal de apoyo, formas que los mismos clientes llenan, etc) es importante revisar que todos tengan un formato similar para evitar errores durante la importación.

1.- Revisa los datos de tu lista

Los puntos más importantes a considerar son los siguientes:
A)    Un solo correo por celda, de otra forma el sistema no considerará válido ese email.
B)    Los correos no deben tener ñ o acentos
C)    Trata de mantener el mismo formato para fechas, cantidades monetarias, teléfonos,  etc. Por ejemplo: que todos los números telefónicos tengan un formato de 10 dígitos sin guiones,  que las cantidades monetarias lleven 2 decimales, etc.
D)    Crea siempre una fila de encabezado ya que te ayudará a  ti y al sistema de GraphicMail a identificar los datos de cada columna. Ésta es una fila dedicada a identificar el tipo de dato que va a tener esa columna. Aquí te mostramos un ejemplo muy sencillo:

2.- Formatos de archivos soportados

Una vez que tu archivo de información se encuentra revisado y preparado es tiempo de guardarlo en un formato compatible para Graphicmail. Los 2 formatos compatibles con el sistema son:

• xls (Excel 2003-2007)
• CSV (comma separated value)

En general el funcionamiento de los 2 formatos es muy similar, pero recomendamos utilizar el formato CSV cuando tienes mucha información ya que es un formato de texto simple y genera archivos más ligeros. La mayoría de los programas de hojas de datos tienen la función para guardar en formato csv así que no requieres de alguna aplicación especial para esto.

3.- Crear un set de datos en tu cuenta de GraphicMail

Antes de importar tu lista de datos tienes que crear un set de datos en tu cuenta de GraphicMail. El set de datos no solo se encarga de organizar tu información si no que te ayuda a personalizar tus envíos para que tus newsletter o comunicados puedan ir con los datos del cliente.

Para crear un set de datos tienes que entrar a tu cuenta en la sección “Base deDatos Contactos” y dar clic en la opción “Crear set de datos”

Una vez dentro de esa sección, tendrás la opción de crear los campos para tu set de datos. Si tan solo quieres importar datos no es necesario que cambies las opciones que aparecen, solo tienes que escribir los campos que deseas. Como ejemplo hay que crear 6 campos de datos que son: Email, nombre, apellido, teléfono, estado y código postal. No es necesario que los campos se llamen igual que los de tu fila de encabezado, pero si tienen el mismo nombre el sistema los identifica automáticamente al momento de subir tu lista.

NOTA: El campo de email siempre será agregado de forma automática.

4.- Carga tu archivo en GraphicMail

El paso final es cargar tu lista de correos en GraphicMail. Para esto hay que entrar a la sección de “Importar” en el menú Listas y Contactos(1). En ésta sección hay que seleccionar la opción “Importar desde archivo” (2), y en los ajustes de importación (3) seleccionar la lista de envío y el set de datos a donde se va importar la lista (4).

 IMPORTANTE: Si seleccionaste un set de datos y una lista tienes que dar clic en el botón “Aplicar Cambios” antes de importar el archivo, de otra forma los cambios que has hecho no se guardaran.

Posteriormente hay que seleccionar el archivo que quieres importar, marcar la caja de políticas anti-spam y dar clic en el botón de continuar. Te aparecerá una ventana con datos de ejemplos donde puedes seleccionar a que campo que se va a importar cada columna. Cuando tengas relacionados todos los campos da clic en el botón de continuar.

Aparecerá un ejemplo final de los datos relacionados donde puedes verificar que todo esté correcto.

En caso de algún error puedes regresar o puedes continuar para finalizar la importación. Dependiendo del número de datos el proceso puede tardar algunos minutos para finalizar. Esto lo puedes verificar en el botón “Ver  Lista” donde se muestran los archivos importados.

Con tus datos importados ya puedes  envíar correos a esa lista y personalizar tus comunicados y newsletters.

Limpieza de tus Listas de Correos

GraphicMail piensa en la calidad de tus campañas y en tu economía. Como un usuario de email marketing, probablemnte te has enfrentado a una realidad difícil: tener listas de correos de las cuales desconoces realmente la vigencia y la calidad de las mismas, y por lo tanto es probable que tus esfuerzos por comunicar los diseños realizados con esfuerzo y dedicación no lleguen a la audiencia que crees que deben llegar.

Ciertamente, no hay peor pesadilla que el desperdiciar tus esfuerzos y tiempo en trabajar con listas que nunca serán abiertas por los destinatarios del comunicado.

Para asegurar que tus tasas de apertura se incrementen de manera notable, hemos creado una herramienta que permite que realices un analisis de tu listado, y hagas una depuración del mismo en base a el resultado que generamos, evitando de esta manera que desperdicies créditos en lectores que no existen.

¿Como hacemos esta tarea?

Con Limpieza de Listas, GraphicMail conecta directamente con los proveedores de correos, para probar y verificar cada dirección que tienes en tus listados, limpiando todas las direcciones que son inválidas de destinatarios que nunca verán tus mensajes, y tampoco contribuirán al retorno de tu inversión. Esto te ayudará a mantener un control en el gasto de tus envíos masivos en el mediano plazo.

De esta manera tus tasas de apertura también crecerán, y tendrás la certeza de haber descartado de tu lista aquellas cuentas de correo que no tienen validez. Esta aplicación además, es totalmente voluntaria y opcional, por lo que la puedes utilizar cuando consideres que tus listados requieren de un mantenimiento. 

Aquí esta la manera en que trabaja:

1) Regístrate en tu cuenta GraphicMail y haz click en "Limpieza de Listas" bajo el botón de "Listas y Contactos".

2) Selecciona la lista(s) que deseas filtrar, verifica el costo, y compra más créditos si es que así lo requieres antes de procesar la verificación (el costo es verdaderamente económico)

3) Espera de manera breve a que el proceso se complete. Para asegurar que no pierdes las direcciones de tus listados originales, una nueva lista aparecerá en tu cuenta sin que se sobre escriba la original.

4) Descarga el reporte detallado en formato PDF (el reporte se genera en idioma inglés), para conocer los detalles del reporte. Este reporte estará disponible durante los 14 días posteriores a la fecha en la que lo generaste, posterior a esta fecha será eliminado.

Una lista limpia es la llave para un Email Marketing efectivo. Ahorra dinero encontrando quién realmente recibe tus comunicados. 

Esta nueva función ya esta disponible en todas las cuentas de GraphicMail.

Nos encantaría conocer tu opinión una vez que hayas probado la aplicación, por lo que te invitamos a dejar un comentario!